Kun festivaalityöntekijä Niclas Buss hakee Korsholman musiikkijuhlien artistin lentokentältä tai rautatieasemalta, hän ei tarvitse mukaansa mitään kylttejä.
– Oikean henkilön tunnistaa kyllä siitä, kun hän kantaa soitinkoteloa. Sitten voi mennä kysymään, että ”Hello, are you this person...”.
Kitaransoiton opettajana työskentelevä Niclas Buss, 39, on loma-aikanaan töissä festivaalilla nyt jo 17. kertaa. Hän aloitti roudarina ja vastaa nyt lavajärjestelytiimistä.
Lavajärjestäjät huolehtivat, että erikoissoittimet on roudattu paikalle, muusikoille on soittotelineet, nuottivalot ja tuolit.
– Isojen soittimien, kuten cembalon ja harpun, siirtäminen on aina iso projekti, Buss sanoo.
Keskiviikkona alkavat Korsholman musiikkijuhlat tuo Vaasaan viikon aikana yli 40 instrumenttinsa huipputaitajaa. Konsertteja on yli kaksikymmentä eri puolilla seutua.
Jotta tavarat ja artistit ovat oikeaan aikaan oikeassa paikassa ja kävijät voivat nauttia korkealaatuisesta kamarimusiikista hienoissa konserttipaikoissa, tarvitaan liuta työmyyriä järjestelyihin.
Menimme katsomaan, mitä kaikkea kulissien takana tapahtuu.
120 tuolia ortodoksikirkkoon
Yhteistyö artistien kanssa sujuu hyvin, vaikka kaikki ovat erilaisia.
– Joillekin kaikki käy, mutta toisille on pakko olla juuri tietyllä tavalla. Ja mehän yritämme fiksata kaiken, Buss hymyilee.
Kerran esimerkiksi kävi niin, että taiteilija ei tykännyt konserttipaikalla tuolistaan, ja hänelle piti hakea toinen tuoli aiemmasta konserttisalista.
– Monesti joutuu improvisoimaan, mutta kaikki hoituu aina lopuksi.
Yleensä aina muusikot kiittelevätkin festivaalin järjestelyjä.
Viime vuosi oli musiikkijuhlien 40-vuotisjuhlavuosi, jolloin tapahtui valtavasti eri paikoissa.
– Se vaati valtavasti suunnittelua ja organisointia. Nyt on vähän normaalimpi festivaali.
Silti roudattavaa riittää, esimerkiksi ortodoksikirkkoon viedään yleisölle 120 tuolia myöhäisillan konserttia varten.
Kapellimestarin nuotit telineelle
Festivaalityöntekijöiden vastuuhenkilöt aloittavat työnsä muutamaa viikkoa ennen festivaalia.
– Kun festivaali on käynnissä, tehdään päivässä 12 tuntia töitä. Päivä alkaa aamukokouksella, jossa kuullaan kaikki tärkeät uudet infot ja loppuu sitten viimeisten konserttien jälkeen myöhään illalla, Niclas Buss kertoo.
Hänen toimenkuvaansa kuuluu myös muun muassa ilmoittaa artistille sakastiin tai takahuoneeseen, kun oma vuoro tulee ja isoissa konserteissa kapellimestarin nuottien vieminen telineelle ennen konserttia.
Erityisesti Buss iloitsee, kun esiintymässä on oman soittimen edustajia.
– Tänä vuonna esiintyy kitarataiteilija Petri Kumela. On kiinnostava kuunnella hänen soittoaan.
17 vuoden aikana on kuullut satoja konsertteja.
– Olen aina tykännyt Ritzin konserteista. Siellä on erilaisia genrejä, jazzia tai argentiinalaista tangoa. On kiva, että ohjelmassa on myös muuta kuin klassista musiikkia.
Välipalaa takahuoneeseen
Tuottaja Anni Mäkelä, 27, aloitti festivaalilla viisi vuotta sitten vapaaehtoisena keittiöhommissa. Sitten hän siirtyi toimistoon.
– Minulla ei ole musiikkitaustaa, mutta kaikki kulttuurin alalla työskentely kiinnostaa.
Keittiötiimi hoitaa ostokset, tekee voileipiä ja järjestää muut tarjoilut lehdistö- ja iltatilaisuuksiin sekä artisteille kenraaliharjoituksiin ja konsertteihin.
Takahuoneessa artisteille on tarjolla kahvia, vettä, mehua, vichya, hedelmiä, leipiä ja suklaata.
– Yleensä keittiössä työskentelee neljä henkilöä, jolloin voidaan vähän jakaa tehtäviä ja vuoroja. Voi mennä hyvin myöhään, jos esimerkiksi illalla on vielä iso harjoitus, ja teemme iltapalaa taiteilijoille.
Festivaalitoimisto on Vasa övningskolan lukiolla ja käytössä on sen keittiö kylmiöineen.
Viulunrakentajakin palkataan
Festivaalijohtaja Milla Virta on toimistossa ainoa tapahtumalle läpi vuoden työskentelevä. Anni Mäkelä aloittaa tuottajan työnsä talvella. Sellainen rytmi sopii Jyväskylän yliopistossa suomen kielen opintoja viimeistelevälle Mäkelälle hyvin.
Festivaalin aikana organisaatio paisuu noin 30 ihmisen vahvuiseksi. On palkattuja ihmisiä eri tehtävissä ja joukko vapaaehtoisia: lavavastaavien ja keittiöihmisten lisäksi toimiston väki, lipunmyyntiporukka, autonkuljettajat ja konserttivastaavat, jotka muun muassa huolehtivat kenraaliharjoitukset, toivottavat yleisön tervetulleiksi konserttiin ja jakavat lopussa kiitokset taiteilijoille.
Paikalla on myös pianonvirittäjä Vaasasta ja viulunrakentaja Helsingistä.
Anni Mäkelää yllätti tuottajan työssä, miten aikaisin tietyt asiat tehdään, kuten konserttipaikkasopimukset ja hotellihuoneiden varaukset. Lisäksi hänen toimenkuvaansa kuuluu ohjelmakirjan toimittaminen, somepäivitykset ja yhdessä festivaalijohtajan kanssa taiteilijoiden matkajärjestelyt.
Muutoksia tulee jatkuvasti, joskus vielä festivaaliviikollakin.
– Monenlaisia odottamattomia tilanteita tulee vastaan, ja niitä sitten sumplitaan, Mäkelä sanoo.
Apocalyptican raideri jännitti
Tänä vuonna tuotannossa erityistä on ollut Apocalyptican konsertin järjestelyt.
– Viisainta oli antaa heidän hoitaa oma tekniikkansa. Sieltä tulee rekallinen tavaraa ja neljä teknikkoa, festivaalijohtaja Milla Virta kertoo.
Toimistossa odotettiin mielenkiinnolla yhtyeen raideria eli bändille hankittavien tuotteiden listaa.
– Vähän se jännitti. Klassisella puolellahan on yleensä se meininki, että jo tarjolla oleva kahvi saa aikaan ihastuneen hymyn. Mutta selvisi, että Apocalyptican raideri on mainiosti toteutettavissa, Virta hymyilee.
Yhtye viipyy Vaasassa yhden yön.
Kuljetukset hoituvat sähköautoilla
Vaasalainen Emma Dahl, 22, on ollut kolme vuotta töissä festivaalilla. Hän opiskelee Ruotsissa viulunsoittoa.
– Olen yleensä tullut tänne töihin pari viikkoa ennen ja käynyt esimerkiksi laittamassa julisteita konserttipaikoille ja valmistellut artisteille festivaalikasseja. Niihin tulevat artistipassit, henkilökohtaiset harjoitus- ja kuljetusaikataulut, lounaskupongit ja t-paidat, Dahl kertoo.
Tänä vuonna Dahl on yksi kuljetusvastaavista.
Festivaalilla on ensimmäistä kertaa käytössä sähköautoja.
– Niitä on meillä kolme, ja lisäksi yksi normiauto, pari minibussia ja pakettiauto. Sähköautoja käytetään lähinnä kaupunkiajossa, aluekonsertteihin mennään normiautoilla, Dahl kertoo.
Hän myös koordinoi autojen lataukset.
– Yleensä viimeinen vie latauspisteelle yöksi. Olemme yrittäneet laskea reitit niin, että kilometrit riittävät sähköautoille, hän kertoo.
Dahl kertoo olevansa tottunut autoilija.
– Kolme vuotta sitten ajoin jo täällä minibussia, hän kertoo.
Unohtuneet konserttikengät
Dahlilla on kokemusta lukuisten taiteilijoiden kuljettamisesta.
– Jotkut haluavat jutella ja kysellä kaikenlaista, toiset istuvat hiljaa, ehkä kuulokkeet päässä ja keskittyvät. Jos he alkavat jutella, minäkin avaan suuni, mutta muuten annamme heille rauhan keskittyä.
Myös kuljettajien pitää varautua yllätyksiin.
– Aina joskus unohtuu jotain. Ollaan ehkä saariston konserttipaikassa, ja huomataan, että konserttikengät tai osa nuoteista uupuvat. Pyrimme siihen, että aina yksi auto on vapaana, että pääsemme sitten tuollaisissa tilanteissa hakemaan puuttuvia tavaroita.
Korsholman musiikkijuhlat 26.7.–2.8.2023 Vaasassa ja lähiseudulla.