Kuvittele tilanne, että Suomeen akkreditoidut Pohjoismaiden suurlähettiläät ovat vierailulla Vaasassa. He tutustuvat kaupunkiin ja suuryrityksiin ja saapuvat sitten Vaasan hallintotalolle kahvitilaisuuteen.
Vaasan kaupunginjohtajan Tomas Häyryn on määrä isännöidä tilaisuutta, johon on kutsuttu myös merkittäviä yritysjohtajia kahvittelemaan.
Mutta Häyryä ei näy, ei kuulu. Kokoushuone on pimeänä, pöytä on kattamatta, ei näy kahvia, saati kakkua, ei kukkia pöydällä.
Vieraat ovat ihmeissään. Onko jotain sattunut? Ovatko he väärässä paikassa tai väärään aikaan?
Pomo on pulassa ilman sihteeriä
Edellä kuvattu tilanne olisi onneksi hyvin harvinainen. Siitä pitää huolen Vaasan kaupunginjohtajan sihteeri Ulla Huhmarsalo.
Huhmarsalon tärkein tehtävä on paimentaa kaupunginjohtaja Häyry oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Toisin sanoen huolehtia Häyryn päivittäisestä kalenterista.
– Se on onneksi helppoa, sillä hän on hyvin perillä omasta kalenteristaan, missä pitää olla milloinkin. Mutta joskus joudun hiukan muistuttelemaan tulevista tapaamisista, hymyilee Huhmarsalo.
Huhmarsalo varaa myös tapaamisten tarjoilut ja kaataa kahvit. Jos tilanne tulee eteen nopeasti, hän kipaisee kaupungilla hakemassa pullat ja kukat pöytään.
Ilman näkymätöntä työtä tekevää, luotettavaa sihteeriä sekä Vaasan kaupunginjohtaja että moni muu korkeassa asemassa oleva pomo olisi pulassa.
10 kalenterin sovittelemista
– Monet ihmiset ja eri tahot haluavat tavata kaupunginjohtajan. Suuri osa työaikaani menee sen selvittämiseen, milloin Häyryllä on vapaa hetki, Huhmarsalo kertoo.
Joskus tapaamisiin tarvitaan kaupungilta muitakin ihmisiä, ja silloin Huhmarsalo selaa kuumeisesti kymmentäkin eri kalenteria rinnakkain.
– Etsin, löytyykö kaikille samaan aikaan vapaa tunti jonakin päivänä niin, että joku kokoushuonekin olisi tyhjänä juuri silloin.
Sitten hän ehdottaa yhtä tai kahta aikaa sille ulkopuoliselle taholle, joka haluaa tulla vierailulle hallintotalolle. Jos ehdotetuista ajoista kumpikaan ei sovi, vapaan ajan etsiminen alkaa alusta.
– Tapaaminen voi mennä monen viikon päähän.
Jos tapaaminen on jossain muualla, vaikkapa ravintolassa, Huhmarsalo varaa pöydän ja antaa tarvittavat tiedot ravintolalle.
Apuna päätöksenteossa
Kiireinen kaupunginjohtaja matkustaa jonkin verran sekä kotimaassa että ulkomailla. Sihteeri auttaa silloinkin.
– Vastaan matkajärjestelyistä. Eli varaan juna- ja lentoliput ja hotellihuoneen. Matkan jälkeen valmistelen matkalaskun hyväksymistä varten ja kerään Häyryltä kuitit. Niitäkään ei tarvitse juuri penätä, hän muistaa antaa ne minulle muutenkin, Huhmarsalo sanoo.
Hän on mukana myös kaupungin päätöksentekoon liittyvissä asioissa.
– Kaupungin johtoryhmän kokouksissa toimin sihteerinä, eli kerään tiedot, laadin asialistat ja kirjoitan muistiot.
Kaikkia asioita ei päätetä isoissa, raskaissa päätöselimissä, vaan kaupunginjohtajalla on valtuudet tehdä tietyissä asioissa viranhaltijapäätöksiä. Huhmarsalon tehtäviin kuuluu valmistella niitäkin.
– Esimerkiksi jos hankitaan jotain lahjoja tärkeille vieraille. Sellaista päätöstä ei tarvitse toimielimiin viedä, vaan Häyry tekee viranhaltijapäätöksen. Kun päätös on tehty, minun kuuluu tiedottaa siitä ja julkaista se netissä.
Työtavat muuttuneet 10 vuodessa
Vaikka Huhmarsalon ammattinimike on kaupunginjohtajan sihteeri, hän palvelee myös sivistystoimenjohtaja Christina Knookalaa, konsernihallinnon johtajaa Jari Karjalaista ja Vaasan kaupunginhallituksen ja -valtuuston puheenjohtajistoa ja valtuutettuja.
– Matkalaskuja, vierailujen järjestelyjä, erilaisista käytännön asioista tiedottamista, Huhmarsalo luettelee.
Huhmarsalon työura alkoi nuorena toimistoapulaisena. Siitä hän eteni vuosikymmenten aikana monien vaiheiden kautta Vaasan kaupunginjohtajan sihteeriksi vuonna 2014.
– Toimistotyö on muuttunut paljon 10 vuodessa. Silloin kun aloitin täällä, käytin vielä paperista kalenteria. Nyt on sähköinen kalenteri, joka näkyy myös puhelimessa. Etätyöt, Teams-palaverit ja Whatsapp-viestiminen ovat muuttaneet työtapoja paljonkin.
Huhmarsalo toimii nykyään myös Vaasan konsernihallinnon 8-henkisen sihteeritiimin lähiesihenkilönä. Se monipuolistaa työnkuvaa.
– Myönnän tiimiläisilleni lomat, hyväksyn matkat ja poissaolot ja pidän kehityskeskustelut. Ihan normaaleja esihenkilön tehtäviä. Sen lisäksi me sihteerit tuuraamme tarvittaessa toisiamme.
Hallintotalon remontti muutti työtiloja
Vaasan hallintotalon peruskorjaus valmistui alkuvuodesta 2021.
Silloin henkilökunnan työtiloihin tehtiin muutoksia niin, että sekä kaupunginjohtaja että hänen sihteerinsä menettivät omat huoneensa.
Huhmarsalon työpöytä on nyt huoneessa, jossa työskentelee myös kolme muuta sihteeriä. Kaupunginjohtajan paikka on viereisessä huoneessa, jossa on pöydät myös toimialajohtajille ja konsernihallinnon johtajalle.
– Valitsin oman työpöytäni paikan niin, että näen Häyryn huoneiden välisestä ikkunasta. Siitä on hyvä vilkaista, onko hän paikalla vai ei, onko puhelimessa tai muuten varattuna. Ei tarvitse mennä turhaan ovelle koputtelemaan, kun on asiaa, Huhmarsalo sanoo.
Huhmarsalo viihtyy työssään Vaasan hallintotalolla.
– Olen palveluammatissa ja ylpeä siitä! Tykkään työstäni, sen monipuolisuudesta ja siitä, että saan olla ihmisten kanssa tekemisissä.
"Hänen kanssaan on helppo työskennellä!”
Vaikka johtaja on yleensä se, joka tekee päätökset ja on valokeilassa, taustalta löytyy usein tehokas ja luotettava sihteeri, joka pitää langat käsissään.
Hän tekee ahkerasti töitä, jotta kaikki luistaisi niin kuin kuuluu. Hyvä sihteeri on moniosaaja, jolla on organisointikykyä, tilannetajua ja viestintätaitoja.
Vaasan kaupunginjohtaja Tomas Häyry vertaa sihteeriään Ulla Huhmarsaloa luottopakkiin.
– Hän on joustava, luotettava ja tekee kovaa työtä. Hän on ”aina valmiina” ja tekee, mitä tarvitaan, vaikkei se aina kuuluisi työnkuvaan, Häyry kehuu.
Häyry tekee päivittäin töitä minuuttiaikataululla. Hän arvostaa sitä, että sihteeri lukee kaupunginjohtajan ajatuksia ja on askeleen häntä edellä.
– Ulla osaa tehdä asioita, joita en ole vielä ehtinyt pyytääkään ja joskus jopa ennen kuin ne ovat tulleet minulle mieleenkään. On äärimmäisen tärkeää, että joku katsoo minun perääni, priorisoi ja kalenteroi. Lisäksi Ulla tuo valtavasti iloa ja positiivisuutta koko työyhteisöön.
Pärjäisitkö ilman häntä?
– En missään nimessä, Häyry vakuuttaa.
Yhteistyö on avain
Yhteistyö on avain sihteerin menestymiseen. Siihen tarvitaan myös pomon panos.
Hyvä johtaja ei väheksy eikä hyppyytä sihteeriään turhaan. Hän arvostaa assistenttiaan, kiittää, motivoi ja antaa rakentavaa palautetta.
– Tomaksen kanssa on helppo tehdä töitä. Hän on rento ja yleensä hyväntuulinen. Ja hänellä on ihana, syvältä kumpuava nauru, Huhmarsalo naurahtaa.
Sihteeri joutuu silloin tällöin olemaan myös kuuntelevana korvana, jos johtajan täytyy saada purkaa mieltään.
– Joistain asioista voidaan käydä keskustelua, mutta onneksi usein kyse on mukavista ja iloisista asioista ja tapahtumista, Huhmarsalo sanoo.
Näkymättömän työn tekijät -juttusarjassamme on viime vuoden puolella kerrottu Vaasan kirjaston kirjojen korjaajasta 11.9., VPS:n ottelukuuluttajasta 2.10., Vaasan keskussairaalan välinehuoltajasta 20.11. ja Vaasan seurakuntayhtymän suntiosta 11.12.
